Wat zet je op een factuur als zelfstandige? Je vermeldt niet alleen je naam en het bedrag. Een duidelijke factuur bevat ook gegevens van jou en je klant, een factuurnummer, een datum, een omschrijving van je werk en de juiste btw-informatie. Zo weet je klant precies waarvoor hij betaalt en verklein je de kans op vertraging of misverstanden.
Een factuur hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een vaste indeling en een korte controle voor het verzenden kun je de meeste facturen vlot opstellen. Hieronder zie je welke onderdelen belangrijk zijn en waar je extra op let.
Begin met je eigen gegevens
Bovenaan de factuur zet je de gegevens van je onderneming. De klant moet in één oogopslag kunnen zien van wie de factuur komt. Vermeld daarom je officiële naam of bedrijfsnaam en je adres.
Afhankelijk van je ondernemingsvorm en de manier waarop je werkt, kunnen ook andere gegevens nodig of nuttig zijn. Denk aan:
- je ondernemingsnummer of registratienummer;
- je btw-nummer wanneer dat voor jou van toepassing is;
- je telefoonnummer of e-mailadres;
- je website, als klanten die gebruiken voor contact;
- de naam van een contactpersoon.
Gebruik op je factuur dezelfde bedrijfsgegevens als in je officiële administratie. Een handelsnaam kan handig zijn voor herkenbaarheid, maar laat geen twijfel bestaan over de juridische naam van de onderneming.
Vermeld de gegevens van je klant
Een factuur is gericht aan een specifieke klant. Noteer daarom de naam van de klant of onderneming en het volledige factuuradres. Bij een bedrijf vermeld je bij voorkeur ook de naam van de contactpersoon of afdeling die de opdracht heeft opgevolgd.
Vraag vooraf welke gegevens je klant op de factuur nodig heeft. Sommige organisaties werken met een intern bestelnummer, projectnummer of kostenplaats. Als je dat nummer vergeet, kan de betaling langer duren omdat de administratie je factuur niet meteen kan koppelen aan de juiste opdracht.
Bij een zakelijke klant kan ook het btw-nummer van de klant relevant zijn. Controleer de gegevens zorgvuldig voordat je de factuur verstuurt. Een kleine fout in de bedrijfsnaam of het adres kan later voor extra e-mails en een aangepaste factuur zorgen.
Geef de factuur een uniek nummer
Elke factuur krijgt een eigen nummer. Dat nummer helpt jou en je klant om een document later snel terug te vinden. Werk met een vaste, logische volgorde. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met een jaartal en daarna een oplopend nummer gebruiken.
Het belangrijkste is dat je nummering duidelijk en controleerbaar blijft. Gebruik geen willekeurige nummers die je later zelf moeilijk kunt verklaren. Maak ook geen twee facturen met hetzelfde nummer.
Een eenvoudige reeks kan er zo uitzien:
- 2025-001;
- 2025-002;
- 2025-003.
Je hoeft niet per se deze indeling te gebruiken. Kies vooral een systeem dat past bij je administratie en dat je consequent blijft gebruiken.
Zet de belangrijkste datums op de factuur
Vermeld de datum waarop je de factuur opstelt. Die datum maakt duidelijk wanneer je het betaalverzoek hebt verzonden en helpt je om openstaande bedragen op te volgen.
Bij sommige opdrachten is ook de datum van de prestatie of de periode waarin je hebt gewerkt belangrijk. Dat geldt bijvoorbeeld wanneer je maandelijks factureert of wanneer je werk over meerdere weken loopt. Noteer dan duidelijk over welke periode de factuur gaat.
Een klant moet kunnen begrijpen of de factuur betrekking heeft op één opdracht, een levering of een bepaalde werkperiode. Zet die informatie daarom niet alleen in een losse e-mail, maar ook op de factuur zelf.
Beschrijf wat je hebt geleverd
Een bedrag zonder uitleg is voor niemand handig. Beschrijf dus kort wat je hebt gedaan of geleverd. Gebruik woorden die je klant herkent uit de offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst.
Een goede omschrijving bevat bijvoorbeeld:
- het soort dienst of product;
- de periode of datum van de prestatie;
- het aantal uren, stuks of andere eenheden;
- het afgesproken tarief;
- eventuele bijkomende kosten die vooraf zijn besproken.
Schrijf liever “redactie van drie webteksten volgens opdracht van 12 maart” dan alleen “werkzaamheden”. Een concrete omschrijving voorkomt vragen en maakt het voor jou makkelijker om later te controleren of het gefactureerde bedrag klopt.
Maak uren en prestaties zichtbaar
Werk je per uur, zet dan het aantal uren en je uurtarief apart op de factuur. Bij een vaste prijs vermeld je dat het om een afgesproken projectbedrag gaat. Werk je met verschillende tarieven, geef dan per onderdeel aan welk tarief je gebruikt.
Je hoeft niet elk detail van je werkdag op de factuur te zetten. Wel moet de klant kunnen nagaan hoe het totaalbedrag is opgebouwd. Een aparte urenstaat kan nuttig zijn wanneer dat vooraf is afgesproken of wanneer de opdracht veel onderdelen bevat.
Toon het bedrag vóór en na btw
Maak de berekening overzichtelijk. Vermeld het bedrag exclusief btw, de toegepaste btw of de reden waarom je geen btw aanrekent, en het totaalbedrag dat de klant moet betalen.
Een heldere indeling kan er zo uitzien:
- subtotaal exclusief btw;
- btw-tarief en btw-bedrag, wanneer van toepassing;
- totaal inclusief btw;
- eventuele korting of eerder betaald bedrag.
Niet elke zelfstandige valt in dezelfde btw-situatie. Dat hangt onder meer af van je activiteiten en je gekozen regeling. Zet daarom geen standaardtekst op elke factuur zonder na te gaan of die op jouw situatie van toepassing is. Bij twijfel vraag je advies aan een boekhouder of controleer je de officiële informatie die voor jouw onderneming geldt.
Vermeld hoe en wanneer de klant betaalt
Maak het je klant makkelijk om te betalen. Vermeld het rekeningnummer waarop het bedrag moet worden gestort en noteer de naam van de rekeninghouder als dat nuttig is. Zet ook duidelijk de betalingstermijn of uiterste betaaldatum op de factuur.
Als je met een vaste betalingstermijn werkt, gebruik die dan consequent. Heeft je klant vooraf een andere termijn afgesproken, neem die afspraak dan over. Zo voorkom je dat je factuur iets anders zegt dan je offerte of overeenkomst.
Een betaalblok onderaan de factuur kan bijvoorbeeld deze informatie bevatten:
- het te betalen totaalbedrag;
- de uiterste betaaldatum;
- je rekeningnummer;
- de gewenste betalingsmededeling;
- het factuurnummer.
Vraag je klant om het factuurnummer bij de betaling te vermelden. Daardoor kun je de betaling later eenvoudiger aan de juiste factuur koppelen.
Verwijs naar de gemaakte afspraak
Een factuur staat niet los van de opdracht. Verwijs daarom eventueel naar de offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst waarop de factuur is gebaseerd. Vermeld bijvoorbeeld de datum van de offerte of het projectnummer.
Dit is vooral handig wanneer je meerdere opdrachten voor dezelfde klant uitvoert. De klant ziet dan meteen welke afspraak bij het bedrag hoort. Het helpt jou ook wanneer je maanden later een vraag over de factuur krijgt.
Heb je nog geen vaste werkwijze voor offertes? Dan kan het helpen om eerst de belangrijkste afspraken op papier te zetten. In het artikel Een eenvoudige offerte maken voor een kleine opdracht lees je hoe je zo’n document overzichtelijk opbouwt.
Let op extra kosten en kortingen
Reken je verplaatsingen, materiaal, licenties of andere kosten door? Zet deze dan als aparte regel op de factuur. Zo blijft zichtbaar welk bedrag voor je eigen werk is en welke kosten je doorrekent.
Hetzelfde geldt voor een korting. Vermeld het oorspronkelijke bedrag en de korting afzonderlijk, of leg duidelijk uit welk bedrag na de korting overblijft. Controleer daarna of de btw-berekening nog klopt.
Voeg geen kosten toe die niet vooraf zijn besproken, tenzij je klant daar op een andere manier mee heeft ingestemd. Een duidelijke offerte en een duidelijke factuur horen bij elkaar.
Stuur de factuur als een leesbaar bestand
Een factuur in pdf-formaat is voor veel klanten praktisch. De opmaak blijft dan meestal hetzelfde wanneer het bestand wordt geopend of doorgestuurd. Geef het bestand een herkenbare naam met bijvoorbeeld je bedrijfsnaam, factuurnummer en klantnaam.
Controleer voor je de factuur verstuurt:
- of de gegevens van jou en je klant juist zijn;
- of het factuurnummer nog niet eerder is gebruikt;
- of de omschrijving overeenkomt met de opdracht;
- of uren, aantallen en tarieven kloppen;
- of de btw-informatie past bij je situatie;
- of het totaalbedrag juist is;
- of de betaalgegevens en betaaldatum duidelijk zijn;
- of de factuur naar het juiste e-mailadres gaat.
Bewaar daarna de verzonden factuur en de bijbehorende documenten op een vaste plaats. Denk ook aan de offerte, opdrachtbevestiging, urenstaat en eventuele e-mails over wijzigingen. Een ordelijke administratie bespaart tijd wanneer je later iets moet opzoeken.
Wat doe je bij een fout op de factuur
Ontdek je een fout voordat de klant betaalt, laat dan zo snel mogelijk weten wat er mis is. Maak wanneer nodig een verbeterde factuur en geef duidelijk aan welke versie de juiste is. Zo voorkom je dat je klant beide documenten betaalt of de verkeerde factuur verwerkt.
Is de factuur al betaald of verwerkt in je administratie, dan kan de juiste oplossing afhangen van het soort fout. Pas niet zomaar alleen het pdf-bestand aan zonder je administratie bij te werken. Noteer wat je hebt gecorrigeerd en bewaar de documenten bij elkaar.
Een vaste factuurindeling geeft rust
De beste factuur is niet de meest uitgebreide, maar de factuur die geen vragen oproept. Gebruik daarom een vaste indeling met je bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurnummer, datum, omschrijving, bedragen, btw-informatie en betaalgegevens.
Maak één controlelijst en loop die bij elke factuur kort na. Zo werk je sneller en ontdek je fouten voordat je document bij de klant terechtkomt. Verandert je activiteit, je btw-situatie of de manier waarop je factureert? Controleer dan of je sjabloon nog past en vraag bij twijfel professioneel advies.